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Plano pé no chão para fazer o dobro na metade do tempo

Vinte minutos. Esse é o tempo que você gastará para ler este artigo. Pode parecer uma eternidade para quem vive apostando uma corrida desenfreada contra o relógio. Mas, acredite, esse investimento vale cada segundo

Os especialistas garantem: existem, sim, maneiras de dar conta de mil e uma tarefas e ainda reservar algumas horas para dedicar só a você. "Basta assumir o comando sobre elas", observa Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey do Brasil, consultoria especializada em gerenciamento de atividades e produtividade pessoal.

Segundo a consultora Rosane Moskalewski, coordenadora do programa de qualidade de vida da ONG Brahma Kumaris, que inclui cursos de administração do tempo, a primeira lição é definir o que considera o seu papel primordial. "Depois, equilibre os demais com ele", diz Rosane. Priorizar, organizar são as palavras-chave deste nosso plano salvador. Na primeira e principal parte dele, tratamos das medidas gerais. Em seguida, propomos pequenas atitudes para você adotar no trabalho e em casa. Leia com atenção e prepare-se para sair do sufoco logo, logo!

Aprenda a planejar

No mar, como na terra, não ter um plano é navegar à deriva. Para tomar o leme de sua vida, convém traçar um roteiro de navegação cuidadoso. Isso significa estabelecer prioridades - decidir o que fazer agora e o que pode ficar para mais tarde. Essa é a parte mais difícil. À primeira vista, tudo parece fundamental, certo? Calma lá! A solução do impasse pode estar no método dos quadrantes, proposto pelo americano Stephan Covey no livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes (Best Seller), que fundamenta cursos de gerenciamento de atividades da Franklin Covey do Brasil.

No primeiro quadrante, o da necessidade, ele sugere que coloquemos as atividades consideradas urgentes e importantes. Aí cabem ações como pagar uma conta que está vencendo, correr à escola para socorrer o filho que caiu e precisa ser levado ao hospital ou finalizar um relatório cujo prazo de entrega estabelecido pelo chefe esteja vencendo. O segundo quadrante engloba o que é importante, mas não urgente. Nele devemos concentrar as tarefas fundamentais para que nossa vida ande nos eixos - em questões relacionadas à saúde, profissão, finanças, relacionamentos e evolução pessoal. Estão nesse grupo a conversa com a coordenadora pedagógica na escola dos filhos, a reunião para discutir um novo projeto na empresa ou a consulta de rotina com o ginecologista. O terceiro quadrante, o do engano, reúne coisas que são urgentes, mas sem importância. A princípio, o toque de um celular ou do telefone é algo que requer atenção imediata, pois logo imaginamos que do outro lado da linha pode haver uma emergência. Quando atendemos, porém, na maioria das vezes percebemos que se trata de um assunto trivial, que pode muito bem ser deixado para depois. Por fim, o quadrante quatro agrupa aquilo que não é importante nem urgente. Ficar horas pendurada ao telefone numa fofoca sem fim é um bom exemplo desse desperdício de tempo. "O ideal é que ocupemos a maior parte de nosso dia com atividades do quadrante 2. Assim não ficaremos eternamente no 1, como um bombeiro apagando incêndios", diz Paulo Kretly.

A advogada Denise Viana, 34 anos, diretora-executiva de quatro empresas do ramo imobiliário, separada, duas filhas pequenas, não chegava em casa antes das 10 da noite e sofria com a cobrança das meninas. Seguiu os ensinamentos de Covey e festeja os resultados: "Outro dia, minha filha mais velha veio me abraçar e agradecer por estar chegando tão cedo, às 8 da noite", conta Denise. Se preferir, siga outro caminho para decifrar suas prioridades. Pense que, entre os inúmeros pratinhos que você tenta equilibrar, como uma malabarista, alguns são de plástico, outros de porcelana. A queda dos primeiros não representa estrago tão grande quanto a dos últimos. O pratinho de porcelana é a sua saúde. O de plástico, o seu trabalho. "Será que vale a pena enfrentar o stress de assumir responsabilidades em excesso na empresa em troca de um salário melhor e correr o risco de comprometer a saúde?", questiona Rosane.

Estabelecido o ranking, chega a hora do planejamento. Nos cursos que ministra, Paulo Kretly sugere que ele seja feito em duas etapas. No domingo à noite ou segunda-feira logo pela manhã, gaste 30 minutos listando as atividades primordiais que terá durante a semana. Ao final do expediente, reserve de cinco a 15 minutos para estabelecer a programação do dia seguinte. "Seguindo-a, é possível economizar uma hora por dia", garante ele. Você não irá muito longe, porém, se resolver trapacear seu plano. Portanto, ao organizar a agenda, inclua somente as obrigações que tem certeza de poder cumprir. Faça uma conta simples: assinale quanto tempo estima gastar com cada uma e multiplique por dois. Isso dará uma folga caso surja algum imprevisto. A idéia é da americana Donna Smallin, autora do livro Organize-se - Soluções Simples e Fáceis para Vencer o Desafio da Bagunça (Editora Gente). "Para aprender a fazer estimativas mais realistas, escreva o que faz todos os dias durante uma semana, informando o tempo que consumiu em cada atividade, inclusive contando intervalos e interrupções", ensina ela.

O que fazer com o que sobra? A clareza sobre seus objetivos de vida a ajudará a delegar as tarefas menos prioritárias que não cabem em sua agenda.

Faça render o trabalho
Algumas pessoas têm maior gás pela manhã, outras à tarde. Donna recomenda que concentremos os trabalhos que exigem maior energia ou atividade cerebral no período em que nos sentimos mais dispostas, reservando os serviços de rotina para horários menos produtivos.

Juntar tarefas semelhantes é um artifício que ajuda. Procure, então, guardar papéis diversos em uma só pasta, deixando para arquivá-los uma única vez ao dia. Vai ao banco? Veja se há mais alguma coisa para fazer nas proximidades. Economizando aqui e ali em pequenas coisas, você terá tempo livre para as mais importantes. Fique de olho também em alguns predadores de tempo. E-mails, por exemplo.

Gerenciar com sabedoria sua caixa de entrada faz toda a diferença. Em vez de abrir as mensagens tão logo pipoquem, verifique-as apenas no começo ou no final do dia. Delete-as assim que consiga solucionar a questão ou promova uma grande faxina pelo menos uma vez por mês. Dessa forma, sua caixa postal acaba sendo uma ferramenta interessante de controle de realizações: o que permanece aguarda providências. Reuniões intermináveis e improdutivas são outro ponto de estrangulamento. Preparar, na véspera, um roteiro do que deve ser discutido ajuda a manter a objetividade das discussões.

Escolher um horário estratégico também. Se o encontro for próximo da hora do almoço ou lá pelas 16 horas de uma sexta-feira, os participantes provavelmente vão manter o foco - para não comprometer o lazer. Um telefone que toca ou o colega que chama para colocar a conversa em dia... Essas interrupções atrapalham. Nesses casos, procure deixar que as ligações caiam na caixa postal e responda aos recados somente quando concluir aquela missão importante. Também não passará por antipática se adiar a conversa com o colega para a hora do cafezinho ou do almoço.

Mude sua rotina doméstica
Manter a casa em ordem é uma atitude inteligente. "Em geral, ao organizar os armários da cozinha, o guarda-roupa, a estante da sala, temos a impressão de estar perdendo horas. Puro engano. Com isso, ganhamos terreno. Já pensou nos minutos valiosos que você joga fora procurando um documento na bagunça de papéis que se acumula na escrivaninha?", observa Rosane Moskalewski.

Se transformar o trabalho numa gostosa gincana familiar, instituindo o dia de faxina semanal, vai se surpreender com os resultados. É uma estratégia ensinada por Donna Smallin. "A proposta é que todos percorram a casa recolhendo e guardando tudo que esteja fora do lugar", explica. Ela também aposta em um pacotinho de medidas para organizar a rotina dos filhos - e evitar que você fique preocupada com isso no escritório. Estipule o horário em que deverão se dedicar à lição de casa, abrindo uma brecha na agenda deles para que possam brincar ou ver tevê depois da escola. Deixe claro as sanções, caso não cumpram o trato. Para que não haja atrasos na saída para o colégio de manhã, o truque é separar uniformes e preparar as mochilas já na noite anterior. Isso serve igualmente para você - antes de ir para a cama, escolha a roupa, arrume a bolsa e o material que precisará levar ao escritório no dia seguinte.

Muitas mulheres já descobriram as vantagens de bolar um cardápio semanal. Com a receita de cada prato em mãos, certifique-se de que todos os ingredientes necessários se encontram na despensa. "Se o seu dia-a-dia for muito agitado, prefira refeições rápidas e fáceis e reserve as mais elaboradas para o fim de semana", aconselha Donna. Uma boa idéia é colar em um local bem visível da cozinha uma lista de compras, de preferência organizada por categorias (laticínios, frutas, verduras, produtos de limpeza). Peça às pessoas da família ou à empregada para ir assinalando os itens que estejam prestes a terminar. Isso facilita sua vida na hora de ir ao supermercado. Lá, ao empacotar os produtos, separe-os também por categoria. Essa medida simplificará a armazenagem ao chegar em casa. Não espere ter todo o tempo do mundo para realizar as compras. A professora Flávia Rodrigues, 39 anos, aproveita lacunas espremidas entre o final de uma aula e o horário de pegar as crianças na escola. "Às vezes desperdiçamos meia hora porque ficamos pensando que não dará para fazer o que queremos. Eu arrisco e sempre acabo conseguindo", garante Flávia.

Para muita gente, a televisão funciona como outro grande ladrão de tempo. Tente lembrar quantas horas por dia você fica na frente da telinha meio hipnotizada, sem nenhum interesse específico. Que tal gravar os programas que realmente lhe agradam para ver depois? Assim, você usa o controle remoto para adiantar a fita no momento dos comerciais - e poupa minutos preciosos para gastar só com você.

Crédito: Revista Cláudia